Automatiseren, klinkt als …

Automatiseren klinkt als…
> ‘het’ makkelijker maken
> Minder werk
> Dat het werk kan doorlopen als je zelf niet aan het werk bent
> En ben je wel aan het werk, dat je dan fijn iets anders kan doen 🙂

Automatiseren is een systeem zo instellen dat terugkerende taken “automatisch” uitgevoerd worden. Bijvoorbeeld de aanvraag van je freebie of de bestelling die in je webshop geplaatst wordt. 

Ondanks dat persoonlijk contact nog steeds super gewaardeerd wordt en belangrijk is, kunnen we zeker (heel) veel automatiseren. Zo komt er namelijk weer tijd beschikbaar om persoonlijk in contact te gaan. Bijvoorbeeld bij klachten of speciale verzoeken.

Automatiseren is zoveel makkelijker geworden nu er online mogelijkheden zijn. Soms zorgt een tool voor een gedeeltelijke automatisering, maar win je er al zoveel tijd mee omdat jij zelf veel minder hoeft te doen (en aan minder hoeft te denken). Andere tools nemen echt al je werk voor een bepaald onderdeel uit handen.

Automatiseren komt pas goed uit de verf als je:

  • terugkerende taken in kaart gebracht hebt
  • deze taken gaat systematiseren (groeperen, optimaliseren)
  • kiezen welke groep taken je (als eerste) wilt automatiseren. Welke ‘afdeling’ wil je het eerste uitbesteden aan automatisering? 
  • welke user cases zijn nodig om jou echt een stap vooruit te helpen. Zorg dat je weet wat je wel of niet hoeft mee te nemen in de ‘automatisering’. Denk aan meertaligheid, welke rapporten wil je kunnen maken, wil je toegang voor één of meerdere personen, moet de actie direct gedaan worden of is ‘binnen x tijd’ ook voldoende? 
  • Kijk, vraag en Google voor bestaande tools en mogelijkheden. De meeste tools zijn beschikbaar met een maandelijks abonnement. Mocht je een groter budget hebben, dan kan je kijken naar meer maatwerk.
  • En zodra je na goed beraad met jezelf of team besloten hebt welke tool je wilt gebruiken voor de automatisering, dan is het tijd om de tool in te stellen. Dit kost altijd meer tijd dan je denkt. Maar het is wel belangrijk dat je hier tijd aan besteed (of laat besteden), want als het goed is, is het beter in de uitvoering! 

Het je gemakkelijker maken is voor iedereen weggelegd! Of je nu een groot bedrijf bent of een eenpitter. Zorg dat je kan doen wat je het leukste vindt om te doen. En laat terugkerende taken over aan een tool.

Heb jij al wel eens gedacht aan automatiseren?