Online vergaderen

Online vergaderen

Ik merk dat mensen graag nog oog in oog vergaderen (face to face 😊). Het online vergaderen is niet bij iedereen ingeburgerd. Terwijl de voordelen voor online vergaderen inmiddels ver vooruitlopen op de nadelen van het niet samen in dezelfde ruimte zijn.

> Dus we nemen reistijden voor lief, staan wellicht in de file.
> We accepteren dat niet iedereen tijd heeft om langs te komen.
> We plannen een vergadering op een later moment dan dat eigenlijk goed is voor het project.
> En we besteden meer tijd aan kletsen dan aan de agendapunten.
Nouja, spreek maar voor jezelf, want ik ben helemaal voor online vergaderen!

Ik heb bij Philips gewerkt en met collega’s over de hele wereld (en blijkbaar een beperkt reisbudget 😉) was online vergaderen ons lot. Ik heb gemerkt dat Skypen (wij gebruikten Skype for Business, voorheen Lync) juist heel plezierig werkt. We gebruikten het voor werkoverleg, teamoverleg en zelfs voor inspiratiesessies die gegeven werden door collega’s en externen dichtbij en ver weg.

Voordelen online vergaderen:

  1. Efficiënt werken: Je kan werken tot zelfs 1 minuut voordat de vergadering begint.
  2. Je kan de camera aanzetten zodat je de persoon kan zien wie er spreekt. Ben je met maximaal zes personen, dan zie je vaak iedereen constant in beeld.
  3. Je kan eenvoudig je scherm of presentatie delen vanaf je eigen laptop.
  4. Je kan zelfs hand-outs delen met de andere deelnemers, scheelt weer e-mails.
  5. Ideaal voor mensen die maar een gedeelte bijwonen of presenteren.
  6. Het is handig om onverwacht extra personen erbij te vragen (als ze beschikbaar zijn).
  7. Geen reistijd meer of zelfs looptijd tussen vergaderzalen in.
  8. Geen vergaderruimte beschikbaar is verleden tijd.
  9. Door de online link te vermelden in de agenda uitnodiging is het makkelijk om de vergadering bij te wonen.
  10. Aparte gesprekken tijdens de vergadering zijn eigenlijk niet mogelijk.
  11. Efficiënt vergaderen: je maakt het beste van de tijd die mensen in hun vaak drukke agenda hebben. Je blijft niet ‘hangen’ om nog even door te kletsen.

Het is natuurlijk wel belangrijk om de vergadering goed voor te bereiden.
Wat ga je bespreken? Welke beslissingen moeten er genomen worden? En wie is verantwoordelijk voor wat?
Maarja, is dat ook niet nodig voor vergaderingen in dezelfde ruimte?

Ik ben benieuwd of jij al online vergadert? Zo nee, welke van de 10 voordelen zou jou(w) bedrijf over kunnen halen?

Structureren, niet jouw ding?

Structureren, niet jouw ding?

Structuur aanbrengen is mijn ding. Maar vaak merk ik dat dat niet vanzelfsprekend is voor een ander. Structureren is vaak iets voor later, terwijl je er nu direct al profijt van kan hebben. Maar structureren, niet jouw ding?

Want herken je dit?
> De zoekfunctie is je beste vriend.
> Jij kan de documenten van jezelf nog wel vinden, maar je collega heeft zo’n rare manier van logisch opbergen.
> Het kan vast beter, maar nu geen tijd.

En wil je naar?
> Een logisch overzicht voor het hele team.
> Meer werk kunnen verzetten in minder tijd zonder dat je extra mensen nodig hebt.
> Meteen duidelijkheid hebben.

Dan is structureren jouw sleutelwoord. Overzichtelijk en inzichtelijk maken waar jij (of jullie) aan werken, welke documenten er zijn en met welke processen jullie werken. En bij structureren hoort toch ook wel de stap optimaliseren. En waar waarschijnlijk automatiseren je volgende lievelingswoord gaat worden. Het beter organiseren van bijvoorbeeld de mappen waar je je documenten bewaart. Een snellere en/of eenvoudigere manier om een activiteit uit te voeren. Weten waar je wat kan vinden, al zijn het maar je ideeën voor een nieuwe dienst.

Want wist je dat je met structureren en optimaliseren je klanten sneller kan helpen? Je dus makkelijker meer service kan bieden. Je zo kan onderscheiden in de markt!

Zie jij ook door de bomen het bos niet meer?
Je hebt het idee dat het zeker beter kan, maar je weet even niet hoe?

Dan help ik je graag tijdens mijn stage voor de opleiding Virtueel Succes. Tegen een sterk gereduceerd tarief help ik je 3 maanden met het structureren, optimaliseren en eventueel automatiseren van een belangrijk onderdeel in jouw bedrijf. Zo maken we samen grote stappen vooruit! Meer informatie kan je lezen bij mijn stage opdracht.

 

7 tips voor efficiënt werken

7 tips voor efficiënt werken
Soms zit het gewoon niet in je. Of lukt het niet door de stress van de dag. Of dan lijkt je halve dag perfect te gaan en na de lunch lijken al je plannen in een middagdip te zitten en is het chaos op je bureau, in je actielijst en in je hoofd. Tijd voor 7 tips voor efficiënt werken!
  1. Plan ruimte in je agenda.
    Het is heel handig om je taken in te plannen. Zo lijkt het niet of je zeeën van tijd hebt als iemand voor een afspraak belt. Vergeet zeker ook niet een afspraak ‘GEBLOKT’. Een moment dat je toch je werk kan doen ook al is er iets tussen gekomen. Of om juist het werk te doen waarvan de deadline vervroegd is. (Tja, niet iedereen weet nog hoe je efficiënt kan werken.)
  2. Plan 2 momenten per maand om je financiën bij te werken.
    Deze tip van Profit First is zeker handig, omdat je anders te vaak of te weinig tijd aan je administratie besteedt. En dan blijft het overzicht zoek. Doordat je het maar op 2 vaste momenten doet, kan je lekker efficiënt facturen betalen, facturen maken en klaarzetten voor verzending.
  3. Kies je focusgebied.
    Zodat je de rest lekker links kan liggen. Word je soms ook zo nerveus als je interessante business tips voorbij ziet komen die collega ondernemers volgen op social media? Wil je ook graag elke nieuwsbrief over ondernemen lezen? Focus op wat jij het leukst vindt om te doen. Wat belangrijk is voor jouw vakgebied. Zo kan je je ook mooi uitschrijven voor nieuwsbrieven waar je toch geen tijd voor vrij maakt.
  4. Gebruik templates.
    Dat klinkt oubollig 😉 Maar begin elke presentatie maar eens vanaf het begin… Of tik je nog steeds ongeveer hetzelfde antwoord helemaal vanaf ‘beste…’? Templates hoeven niet alleen voor Word, Excel of Powerpoint te zijn, maar ook voor je social media berichten kan je handige templates maken met bijvoorbeeld Canva.
  5. Stel regels in voor bijvoorbeeld je e-mailprogramma.
    Hoppa en zo krijg je wel mails die je graag wilt ‘hebben’, maar die niet je ritme hoeven te verstoren. Of zie je meteen de mails van je belangrijkste klant/fan/partner/leverancier in je inbox. Ook sneltoetsen of tovertypen kunnen je werk een stuk efficiënter maken.
  6. Gebruik online tools.
    Tools die je tijdwinst geven. Bijvoorbeeld een tool die al je wachtwoorden onthoud (lees een eerdere blog hierover), een tool voor je financiën (bijvoorbeeld Moneybird), een tool om professioneel uitziende templates te maken (zoals Canva), filmpjes (Lumen5) en ik kan nog wel even zo door gaan.
  7. Voeg inlogpagina’s toe aan je favorieten.
    Want hoe vaak ik toch ongemerkt (1) “mailchimp” intikte, zodat (2) Google haar resultaten liet zien, ik (3) op de eerste de beste (niet advertentie) link klikte, wachtte (4) totdat de homepage opende om zo op (5) “login” kon klikken. Nu niet meer. Deze staat nu lekker efficiënt op 2 klikjes afstand.

En een bonustip!

Plan eens een dagdeel (of avond) zonder social media en tv…
… en hou bij wat je dan allemaal kan doen. Zo zie je dat je vaak toch wel tijd hebt, maar dat je het nog niet besteedt zodat jij er het meeste baat bij hebt. Dus nu heb je toch tijd om dát boek te lezen of om je social media berichten IN TE PLANNEN (niet je tijdlijn gaan lezen…)

Wachtwoorden, weet je ze allemaal nog?

Wachtwoorden, weet je ze allemaal nog?
Ook al brengt de AVG vooral zakelijk werk met zich mee. Het leek mij ook een goed moment om privé te kijken welke accounts ik allemaal heb. Een goed moment om eens op te schonen. Gelukkig hield ik sinds 2005 een lijst bij, dus de eerste uren checken zitten er al op. (en ik ben er nog niet…) Maar die wachtwoorden. Weet je ze allemaal nog?

Het valt mij op dat ik periodes heb waarin een wachtwoord erg geliefd bij mij was. Wel met variaties natuurlijk van verschillende tekens en cijfers. Ik las laatst dat een persoon vaak in dezelfde volgorde denkt en dat het dan lastig is om een totaal ander wachtwoord te verzinnen.

In de laatste weken heb ik veel wachtwoorden gewijzigd, omdat het de hoogste tijd was en slim gezien de aanhoudende hacks en AVG natuurlijk. Maar doordat ik een groot aantal wachtwoorden ging verversen door verschillende combinaties haalde ik alles door elkaar. Met als gevolg dat ik de optie ‘wachtwoord vergeten’ wel erg vaak moest gebruiken. En ik dus nog meer chaos in mijn hoofd kreeg.

Ik ben dus zo ver om een tool te gebruiken die het onthouden van me over gaat nemen. De twee bekendste schijnen al AVG-proof te zijn, dus dat komt mooi uit!

Het zal vast wel even een klus zijn om hem (of haar ?) de informatie te geven. Maar ik kijk al uit naar de rust als ik er maar één hoef te onthouden! (Wordt nog wel een dingetje als ik dan op een andere PC wil inloggen… maar daar kom ik vast ook wel uit.)

 

Heb jij ook zo’n moeite met wachtwoorden?

Jouw ideale app lijst samenstellen

Jouw ideale app lijst samenstellen

Ik zie soms de bomen door het bos niet meer in het land vol app’s en andere programma’s die zo handig kunnen zijn. Privé en zakelijk. Ik heb nu niet de beste app’s op een rijtje voor je, maar wel wat tips om tot jouw favoriete app lijst te komen!

Ik maak onderscheid in drie categoriën app’s (tools):

  • App’s die ik al ken
    • Bijvoorbeeld Facebook, LinkedIn, Whats App, Instagram
  • App’s die ik zoek omdat ik weet dat een bepaalde handeling of activiteit veel makkelijker zou moeten kunnen
    • De enige foto’s die niet van mijn telefoon ook in de cloud werden bewaard, waren mijn Instagram foto’s. Na wat zoeken, was daar IFTTT
    • Betalen voor parkeren moet toch ook kunnen zonder dat ik geld op zak heb? En daar was Parkmobile!
  • App’s waar ik nog nooit van gehoord had voordat ik er via-via over hoorde
    • Speedtest, om te kijken hoe de wifi snelheid is
    • Genius Scan, met je telefooncamera een PDF kunnen maken van documenten
    • Mobile-pocket, al mijn klantenkaarten in één app.

Dit moet je doen om jouw favoriete app lijstje samen te stellen:

  • Lezen van top 10 lijstjes van anderen. Regelmatig word er wel over geblogd, dus Google zal zeker wat zoekresultaten geven. Zelf kijk ik graag naar de favoriete app lijsten van digital nomads. Want zij zijn inmiddels een kei om virtueel en mobiel te werken. Dus de meeste app’s die ik nu heb waarvan ik niet wist dat ik ze nodig had, heb ik via digital nomads opgepikt.
  • Volgen van ondernemers websites, zoals Frankwatching of ZZP Barometer. Daar komen regelmatig tips langs.
  • Scrollen door Google Play of de Apple App Store, je hebt van die momenten dat je op een afspraak wacht en dan kom je soms wel eens wat tegen.
  • Deze acties lijken tijd te kosten. Dat klopt, soms loop je al tegen jouw app favorieten aan bij het lezen van één lijstje. Soms moet je even zoeken om de app’s te vinden die jouw leven makkelijker maken. Bij mij is een voorwaarde dat een app gemakkelijk in gebruik is en tijd bespaart om iets te realiseren.

Wel even testen natuurlijk

  • Installeer een app en test de app een keer. Bevalt het? Of is het toch niet wat je er van dacht?
  • Kijk kritisch naar de rechten die je de app geeft, wil bijvoorbeeld een woordenboek app toegang tot je foto’s? Zeker met 25 mei (AVG) in het vooruitzicht is het een must om nog beter de rechten te bekijken die een app vereist.
  • En nu maar wachten of je de app vaker gaat gebruiken 🙂
  • En zodra ik weer een melding krijg dat mijn telefoongeheugen vol raakt, loop ik kritisch langs mijn downloads. En zo verdwijnen er altijd wel een paar app’s die ik toch niet gebruik.

Ik ben benieuwd wat jouw favoriete app is, de app waar je zakelijk niet meer zonder kan!

Reminders voor relaxed werken

Reminders voor relaxed werken

Het klinkt overgeorganiseerd, maar het helpt je in drukke tijden relaxed te zijn: reminders. En niet alleen een rinkeltje 15 minuten voordat je afspraak begint. Lees hier over een aantal reminders die je zeker kunnen helpen!

Taken
Om een idee te krijgen hoelang je over een taak doet en wanneer je deze het beste kan doen, is het goed om een tijdje taken in je agenda te zetten. Terwijl je de afspraak bewerkt, ga je onbewust nadenken of je daar een halfuur, een uur of langer voor nodig hebt. Doordat de taak nu in je agenda staat, kan je hem ook verschuiven. Dat kan leiden tot uitstelgedrag, maar het is meteen ook een herinnering dat je het nog wel moet doen.

Deadlines
Een reminder van je deadlines in je agenda is een must-have. Goed om overzicht te hebben over langer durende projecten of als je meerdere dingen moet doen om een deadline te halen. Zet ze als ‘all day’ activiteit, zodat ze boven aan je agenda staan. En het liefst zet je deze een paar dagen voor de officiële deadline. Want stel dat er toch iets urgent tussen komt, dan mis jij je deadline niet.

Feestdagen
Alsof je die vergeet… in loondienst misschien niet zo snel. Maar als je thuiswerkt, dan is het eenvoudig om te werken op een feestdag; jouw kantoor is altijd beschikbaar toch? Maar wel goed om te weten dat bijvoorbeeld de school dicht is of je partner vrij heeft. En het is ook wel een beetje knullig om een afspraakvoorstel te doen op een nationale vrije dag.

Vakantie(s)
Blok al vroeg in het jaar vrije tijd en vakanties. Zo loop je de kans op wat relax-tijd niet mis door al je opdrachten. En heb je kinderen, zet dan ook alle studiedagen en andere speciale dagen in je agenda, dan weet je wanneer je minder of niet kan werken. Een reminder die plezierig is voor iedereen.

Verjaardagen
Het is geen must, maar hoe attent ben je als je een klein berichtje kan sturen naar opdrachtgevers en collega’s op hun verjaardag.

Onbeantwoorde e-mails
Plan tijd om e-mails te beantwoorden, ook al weet je het (volledige) antwoord nog niet. Het is fijn voor de afzender om te weten dat je de mail gelezen hebt, dat je er mee bezig bent en wat hij/zij kan verwachten. Het liefst elke dag dat je werkt en anders eenmaal per week.

Reistijd
Je afspraken staan natuurlijk in je agenda, maar plan jij ook de reistijd in? Inclusief parkeertijd en mogelijke filevertraging? Het geeft je rust als je niet bij dat 15-minuten-rinkeltje als een dolle naar een afspraak rent, maar dat je jezelf de tijd hebt gegund om op tijd en voorbereid bij een afspraak te komen. Heeft je afspraak veel voorbereiding nodig? Plan dan ook deze in als reminder! Al is het maar 5 minuten om je pitch nogmaals te oefenen.

 

Succes met relaxed werken!

Maak je inbox zoals jij het wilt

Maak je inbox zoals jij het wilt

Zoveel mailtjes, zoveel mailtjes ongelezen, zo weinig overzicht. Ergens, ooit ga je je inbox he-le-maal opschonen. Misschien wel tijdens de rustige(re) dagen tussen kerst en oud&nieuw.

Soms kijk ik mee als collega’s een mail proberen te vinden. Meer dan 10.000 e-mails in de inbox is de normaalste zaak van de wereld. Tijdens het zoeken lezen ze tussendoor even een mail, “oh die kan weg.”, maar drukken vervolgens op het pijltje naar beneden in plaats van op de delete knop. Het liefst wil ik dan aanbieden om die mailbox eens helemaal over te nemen en om te toveren tot een werkbare omgeving waar je snel informatie kan vinden. Maar dat zou eenmalig zijn en dat is leuk voor … precies één dag.

Het gaat namelijk om hoe je dagelijks omgaat met je inbox, met de nieuwste mailtjes. Als je dat gedrag wilt aanpassen, dan pas ben je op de goede weg naar een schone, werkbare inbox!

En voordat je als een dolle gaat deleten en mailtjes wegschuiven naar andere mappen tijdens deze rustige(re) dagen, neem even de tijd om na te denken wat je precies wilt. Lees dan een paar blogs van expert die je vertellen hoe je iets aanpakt en activeer die acties. Een paar onderwerpen waar je aan kan denken:

  • Snelle actie meteen doen (2 minuten regel)
  • Afmelden voor nieuwsbrieven die je niet (meer) leest
  • Werken met kleur categorieën
  • E-mails kopiëren als afspraak naar je agenda
  • Meldingen voor nieuwe e-mails uitzetten
  • Emails met bepaalde inhoud direct naar een submap delegeren
  • E-mails van je manager in opvallende kleur
  • Herinneringen bij uitgaande emails

Google is je beste vriend als je zoekt op deze termen.

Ikzelf hou van een opgeruimde inbox (wie niet?), maar heb wel visueel zicht nodig op mijn toekomstige en huidige acties. Dus die mails blijven in mijn inbox. ‘Ze’ zeggen dat dat officieel niet hoort, maar door de loop van tijd weet ik dat dat het beste werkt voor mij.

Ook bcc ik mijzelf op e-mails die ik verstuur waar ik een antwoord op verwacht. Zo zie ik wat ik nog uit heb staan bij anderen. En, ik kan snel een herinnering sturen als een antwoord wel erg lang op zich laat wachten. Ook die e-mails staan dus in mijn inbox.

Mijn supertip deze week; gebruik deze rustige(re) dagen om je inbox te organiseren voor hoe je het graag zou willen doen. Een goede start voor de nabije toekomst. Oude e-mails kan je snel en makkelijk naar een submapje ‘oud’ slepen of zijn zeer gewillig te deleten.