Online vergaderen

Online vergaderen

Ik merk dat mensen graag nog oog in oog vergaderen (face to face 😊). Het online vergaderen is niet bij iedereen ingeburgerd. Terwijl de voordelen voor online vergaderen inmiddels ver vooruitlopen op de nadelen van het niet samen in dezelfde ruimte zijn.

> Dus we nemen reistijden voor lief, staan wellicht in de file.
> We accepteren dat niet iedereen tijd heeft om langs te komen.
> We plannen een vergadering op een later moment dan dat eigenlijk goed is voor het project.
> En we besteden meer tijd aan kletsen dan aan de agendapunten.
Nouja, spreek maar voor jezelf, want ik ben helemaal voor online vergaderen!

Ik heb bij Philips gewerkt en met collega’s over de hele wereld (en blijkbaar een beperkt reisbudget 😉) was online vergaderen ons lot. Ik heb gemerkt dat Skypen (wij gebruikten Skype for Business, voorheen Lync) juist heel plezierig werkt. We gebruikten het voor werkoverleg, teamoverleg en zelfs voor inspiratiesessies die gegeven werden door collega’s en externen dichtbij en ver weg.

Voordelen online vergaderen:

  1. Efficiënt werken: Je kan werken tot zelfs 1 minuut voordat de vergadering begint.
  2. Je kan de camera aanzetten zodat je de persoon kan zien wie er spreekt. Ben je met maximaal zes personen, dan zie je vaak iedereen constant in beeld.
  3. Je kan eenvoudig je scherm of presentatie delen vanaf je eigen laptop.
  4. Je kan zelfs hand-outs delen met de andere deelnemers, scheelt weer e-mails.
  5. Ideaal voor mensen die maar een gedeelte bijwonen of presenteren.
  6. Het is handig om onverwacht extra personen erbij te vragen (als ze beschikbaar zijn).
  7. Geen reistijd meer of zelfs looptijd tussen vergaderzalen in.
  8. Geen vergaderruimte beschikbaar is verleden tijd.
  9. Door de online link te vermelden in de agenda uitnodiging is het makkelijk om de vergadering bij te wonen.
  10. Aparte gesprekken tijdens de vergadering zijn eigenlijk niet mogelijk.
  11. Efficiënt vergaderen: je maakt het beste van de tijd die mensen in hun vaak drukke agenda hebben. Je blijft niet ‘hangen’ om nog even door te kletsen.

Het is natuurlijk wel belangrijk om de vergadering goed voor te bereiden.
Wat ga je bespreken? Welke beslissingen moeten er genomen worden? En wie is verantwoordelijk voor wat?
Maarja, is dat ook niet nodig voor vergaderingen in dezelfde ruimte?

Ik ben benieuwd of jij al online vergadert? Zo nee, welke van de 10 voordelen zou jou(w) bedrijf over kunnen halen?

Ik wil een tool die voor mij werkt

Ik wil een tool die voor mij werkt

Ik wil een tool die doet wat me beloofd was. Een tool die mij tijd oplevert. En werk uit handen neemt. Ik wil graag weer doen wat ik het leukste vind om te doen.

Handige tools doen vanuit zichzelf niks.

Heb jij tools aangeschaft, maar ben je er te druk voor om er eens voor te gaan zitten? De tool klopt niet bij jou aan als het al even niet gebruikt is. En ach, die maandelijkse afschrijving valt weg tegen grotere kostenposten. Maar je hebt de tool aangeschaft met een reden. Je had/hebt namelijk grote plannen, je wilt groeien, je wilt aan je bedrijf werken in plaats van in je bedrijf!

Er zijn zoveel online mogelijkheden. Mijn trainer en coach Petra Fehring deelt elke dag een tool tip. Ik volg haar Facebook pagina nu bijna een jaar en ik ben nog maar 2x dezelfde tool tegengekomen… Zoveel tools zijn er dus.

> Op hoeveel tools heb jij een abonnement?
> Heb je deze al ingericht? (= startklaar gemaakt)
> Gebruik je al een module van de tool of misschien al wel alle voordelen van de tool?
> Ben je tevreden?
Heb je ja of nee geantwoord? Stel jezelf dan ook nog eens de waarom-vraag. Zo kom je er achter of een van je abonnementen een impulsaankoop is geweest. Of misschien heeft het je werk al zoveel simpeler gemaakt.

Hulp nodig bij overzicht creëren?
Structuur aanbrengen? Een optimalisatieslag maken? Of een automatisering doorvoeren? Ik heb nu een mooi aanbod voor je. Eenmalig beschikbaar tegen een tarief dat bijna de helft van mijn reguliere tarief is. In 3 maanden help ik je stappen vooruit zetten zodat je klaar bent om je mooie plannen uit te voeren! Klik hier voor meer informatie.

Bonus:
– Ik heb al veel ervaring opgedaan in structuur aanbrengen en automatiseringsprojecten
– Begeleiding van een ervaren trainer en ondernemer Petra Fehring

Automatiseren, klinkt als …

Automatiseren, klinkt als …

Automatiseren klinkt als…
> ‘het’ makkelijker maken
> Minder werk
> Dat het werk kan doorlopen als je zelf niet aan het werk bent
> En ben je wel aan het werk, dat je dan fijn iets anders kan doen 🙂

Automatiseren is een systeem zo instellen dat terugkerende taken “automatisch” uitgevoerd worden. Bijvoorbeeld de aanvraag van je freebie of de bestelling die in je webshop geplaatst wordt. 

Ondanks dat persoonlijk contact nog steeds super gewaardeerd wordt en belangrijk is, kunnen we zeker (heel) veel automatiseren. Zo komt er namelijk weer tijd beschikbaar om persoonlijk in contact te gaan. Bijvoorbeeld bij klachten of speciale verzoeken.

Automatiseren is zoveel makkelijker geworden nu er online mogelijkheden zijn. Soms zorgt een tool voor een gedeeltelijke automatisering, maar win je er al zoveel tijd mee omdat jij zelf veel minder hoeft te doen (en aan minder hoeft te denken). Andere tools nemen echt al je werk voor een bepaald onderdeel uit handen.

Automatiseren komt pas goed uit de verf als je:

  • terugkerende taken in kaart gebracht hebt
  • deze taken gaat systematiseren (groeperen, optimaliseren)
  • kiezen welke groep taken je (als eerste) wilt automatiseren. Welke ‘afdeling’ wil je het eerste uitbesteden aan automatisering? 
  • welke user cases zijn nodig om jou echt een stap vooruit te helpen. Zorg dat je weet wat je wel of niet hoeft mee te nemen in de ‘automatisering’. Denk aan meertaligheid, welke rapporten wil je kunnen maken, wil je toegang voor één of meerdere personen, moet de actie direct gedaan worden of is ‘binnen x tijd’ ook voldoende? 
  • Kijk, vraag en Google voor bestaande tools en mogelijkheden. De meeste tools zijn beschikbaar met een maandelijks abonnement. Mocht je een groter budget hebben, dan kan je kijken naar meer maatwerk.
  • En zodra je na goed beraad met jezelf of team besloten hebt welke tool je wilt gebruiken voor de automatisering, dan is het tijd om de tool in te stellen. Dit kost altijd meer tijd dan je denkt. Maar het is wel belangrijk dat je hier tijd aan besteed (of laat besteden), want als het goed is, is het beter in de uitvoering! 

Het je gemakkelijker maken is voor iedereen weggelegd! Of je nu een groot bedrijf bent of een eenpitter. Zorg dat je kan doen wat je het leukste vindt om te doen. En laat terugkerende taken over aan een tool.

Heb jij al wel eens gedacht aan automatiseren?

Wachtwoorden, weet je ze allemaal nog?

Wachtwoorden, weet je ze allemaal nog?
Ook al brengt de AVG vooral zakelijk werk met zich mee. Het leek mij ook een goed moment om privé te kijken welke accounts ik allemaal heb. Een goed moment om eens op te schonen. Gelukkig hield ik sinds 2005 een lijst bij, dus de eerste uren checken zitten er al op. (en ik ben er nog niet…) Maar die wachtwoorden. Weet je ze allemaal nog?

Het valt mij op dat ik periodes heb waarin een wachtwoord erg geliefd bij mij was. Wel met variaties natuurlijk van verschillende tekens en cijfers. Ik las laatst dat een persoon vaak in dezelfde volgorde denkt en dat het dan lastig is om een totaal ander wachtwoord te verzinnen.

In de laatste weken heb ik veel wachtwoorden gewijzigd, omdat het de hoogste tijd was en slim gezien de aanhoudende hacks en AVG natuurlijk. Maar doordat ik een groot aantal wachtwoorden ging verversen door verschillende combinaties haalde ik alles door elkaar. Met als gevolg dat ik de optie ‘wachtwoord vergeten’ wel erg vaak moest gebruiken. En ik dus nog meer chaos in mijn hoofd kreeg.

Ik ben dus zo ver om een tool te gebruiken die het onthouden van me over gaat nemen. De twee bekendste schijnen al AVG-proof te zijn, dus dat komt mooi uit!

Het zal vast wel even een klus zijn om hem (of haar ?) de informatie te geven. Maar ik kijk al uit naar de rust als ik er maar één hoef te onthouden! (Wordt nog wel een dingetje als ik dan op een andere PC wil inloggen… maar daar kom ik vast ook wel uit.)

 

Heb jij ook zo’n moeite met wachtwoorden?

Jouw ideale app lijst samenstellen

Jouw ideale app lijst samenstellen

Ik zie soms de bomen door het bos niet meer in het land vol app’s en andere programma’s die zo handig kunnen zijn. Privé en zakelijk. Ik heb nu niet de beste app’s op een rijtje voor je, maar wel wat tips om tot jouw favoriete app lijst te komen!

Ik maak onderscheid in drie categoriën app’s (tools):

  • App’s die ik al ken
    • Bijvoorbeeld Facebook, LinkedIn, Whats App, Instagram
  • App’s die ik zoek omdat ik weet dat een bepaalde handeling of activiteit veel makkelijker zou moeten kunnen
    • De enige foto’s die niet van mijn telefoon ook in de cloud werden bewaard, waren mijn Instagram foto’s. Na wat zoeken, was daar IFTTT
    • Betalen voor parkeren moet toch ook kunnen zonder dat ik geld op zak heb? En daar was Parkmobile!
  • App’s waar ik nog nooit van gehoord had voordat ik er via-via over hoorde
    • Speedtest, om te kijken hoe de wifi snelheid is
    • Genius Scan, met je telefooncamera een PDF kunnen maken van documenten
    • Mobile-pocket, al mijn klantenkaarten in één app.

Dit moet je doen om jouw favoriete app lijstje samen te stellen:

  • Lezen van top 10 lijstjes van anderen. Regelmatig word er wel over geblogd, dus Google zal zeker wat zoekresultaten geven. Zelf kijk ik graag naar de favoriete app lijsten van digital nomads. Want zij zijn inmiddels een kei om virtueel en mobiel te werken. Dus de meeste app’s die ik nu heb waarvan ik niet wist dat ik ze nodig had, heb ik via digital nomads opgepikt.
  • Volgen van ondernemers websites, zoals Frankwatching of ZZP Barometer. Daar komen regelmatig tips langs.
  • Scrollen door Google Play of de Apple App Store, je hebt van die momenten dat je op een afspraak wacht en dan kom je soms wel eens wat tegen.
  • Deze acties lijken tijd te kosten. Dat klopt, soms loop je al tegen jouw app favorieten aan bij het lezen van één lijstje. Soms moet je even zoeken om de app’s te vinden die jouw leven makkelijker maken. Bij mij is een voorwaarde dat een app gemakkelijk in gebruik is en tijd bespaart om iets te realiseren.

Wel even testen natuurlijk

  • Installeer een app en test de app een keer. Bevalt het? Of is het toch niet wat je er van dacht?
  • Kijk kritisch naar de rechten die je de app geeft, wil bijvoorbeeld een woordenboek app toegang tot je foto’s? Zeker met 25 mei (AVG) in het vooruitzicht is het een must om nog beter de rechten te bekijken die een app vereist.
  • En nu maar wachten of je de app vaker gaat gebruiken 🙂
  • En zodra ik weer een melding krijg dat mijn telefoongeheugen vol raakt, loop ik kritisch langs mijn downloads. En zo verdwijnen er altijd wel een paar app’s die ik toch niet gebruik.

Ik ben benieuwd wat jouw favoriete app is, de app waar je zakelijk niet meer zonder kan!