Een VA is duur, denk je dat?

Een VA is duur, denk je dat?

Wil je groeien met je bedrijf?
Wil je het liefst alleen maar doen wat je het leukste vindt om te doen?
Wil je bepalen wanneer je werkt en wanneer je tijd voor jezelf hebt?
Werken met een VA lijkt je wel wat, maar je ziet op tegen de kosten?
Ik geef je graag een checklist zodat jij kan zien of het de investering waard is!

Want extra hulp inhuren kost inderdaad geld. Dat is voor sommigen een luxe, voor anderen weer een noodzaak. Of dat dat nu een VA is, een boekhouder, een websitebouwer of iemand die je helpt met de fulfillment van je bestellingen.

Iemand inhuren om jou en jouw bedrijf te helpen groeien is een investering. Een eenmalige investering, een tijdelijke of een continue investering. Het is aan jou als ondernemer om die beslissing te maken. Graag geef ik je deze checklist, zodat je voor nu of voor later weet dat iemand inhuren niet zo duur is als het lijkt.

Pak je pen en papier:

  1. Welke taken vindt je absoluut niet leuk om te doen?
  2. En welke taken kan je (denk je) niet goed zelf uitvoeren, omdat
    • het ontbreekt je aan kennis
    • het ontbreekt je aan een strategie
    • het ontbreekt je aan tijd
    • je kent daar de juiste tools niet voor
  3. Hoeveel tijd ben je nu wekelijks of maandelijks kwijt aan deze activiteiten?
  4. Wat is jouw uurtarief?
  5. Tel de uitkomsten van punt 3 en 4 bij elkaar op.
  6. En stel nu dat je wel iemand inhuurt om één of meerdere van deze taken (tijdelijk) van je over te nemen…
    • Iemand die niet afgeleid wordt door de waan van jouw werkdag
    • Iemand die wel de kennis en expertise heeft
    • En het dus sneller kan realiseren dat jij zelf
  7. Welke voordelen voor jou zie jij nu voor je?
    • Weer uren ‘over’ om te besteden aan jouw bedrijf
    • Alleen doen wat jij het leukst vindt om te doen
    • …….

Een VA kan je al inhuren vanaf 3 uur per week.
Dus dat is ongeveer 12 uur per maand. Voor dat aantal uren kan je eigenlijk geen medewerker in dienst nemen. Soms is er zelfs een strippenkaart mogelijkheid. Dit kan makkelijk zijn bij taken die niet wekelijks, maar maandelijks gebeuren. Het aantal uren kan je bijvoorbeeld ook tijdelijk verhogen als de VA die mogelijkheid nog heeft.

Een VA heeft expertise.
Ik noem de Som7 systemen* om je een idee te geven. Vaak kiest een VA één van deze systemen om zich in te specialiseren. Er zijn ondernemers die werken met meerdere VA’s met elk een andere specialisatie.

  • Dagelijks management
  • Financiën
  • Online marketing
  • Communicatie
  • Sales
  • Levering van diensten

Een VA kan jouw werk afmaken, een paar voorbeelden:

  • Jouw vlug opgeschreven blogartikel checken op tikfouten, plaatsen op de website, bijpassende afbeelding zoeken, delen via social media
  • Jouw nieuwsbrief input in template plaatsen, testen en delen met de juiste lijst
  • Jouw servet idee voor een mooie klantreis uitwerken in een levende funnel

Een VA is ook een ondernemer.
Dus een goede sparringpartner die weet wat jij als ondernemer voor je kiezen krijgt.

Werken met een VA hoeft dus niet duur te zijn. Tenslotte levert haar werk jou extra “uren” op! Dat klinkt als een goede investering toch 😉

 

* De Som7 methode is ontwikkeld door Petra Fehring. Meer informatie kan je hier lezen.

Wat mij opvalt als startende ondernemer

Wat mij opvalt als startende ondernemer

Alweer een paar maanden geleden dat ik bij de KvK op de stoep stond. Ik deel graag wat mij in de afgelopen tijd is opgevallen als startende ondernemer.

Content schrijven kost tijd
Ik merk dat het schrijven van content, bijvoorbeeld een blog artikel en social media berichten tijd kost. Ik plan regelmatig een brainstormsessie in met mijzelf ?, zoek informatie, kijk welke informatie het delen waard is en besteed tijd aan het mooie schrijfwerk. Daarna nog het plaatsen op mijn website en het maken van bijbehorende plaatjes voor de website en social media. En dan ben ik nog niet klaar. Dan moet ik de blog nog bekend gaan maken en inplannen op meerdere social media kanalen. Natuurlijk vind ik steeds meer een ritme en kost het me niet meer zoveel tijd als twee maanden geleden, maar toch, tijdrovend. Dus ik begrijp goed dat dit een activiteit is die veel ondernemers graag een ander toevertrouwen.

Afmelden Facebook groepen
Overspoelt met informatie, dus ik heb mezelf weer uitgeschreven bij een aantal Facebookgroepen en voor nieuwsbrieven. Er is zoveel interessante informatie, maar gaat het over een fase waar ik (nog) niet in zit, dan bye bye, zwaai zwaai. Ik werd namelijk zenuwachtig van de timeline vullende weetjes en al die e-mails die ik nog zou moeten willen lezen. Nu zie ik tenminste weer informatie die me NU kunnen helpen!

Een groot aanbod aan online tools
Er zijn zoveel tools dat ik me steeds beter kan voorstellen dat ondernemers door de bomen het bos niet meer zien. Welke tool is het handigst voor wat en is tool A beter of tool B? Alleen al het kijken naar het aanbod, het testen en proberen van tools kost erg veel tijd. Maar te snel een abonnement afsluiten is ook niet handig, eerst kijken wat je wil automatiseren.

Privacy is het gesprek van de dag
Zelf vind ik het fijn om me aan de regeltjes te houden. In mijn laatste rol bij Philips had ik elke twee weken overleg met de privacy officer. Vanuit marketing oogpunt niet altijd je beste vriend. (Want wie zit te springen om extra verplichte vragen toe te voegen aan je formulier, het niet te makkelijk maken voor de consument, extra tekst om de hoe, wat, waar en wanneer uit te leggen, etc?) Maar wel net zo duidelijk voor consumenten en andere bedrijven. Maar nu de AVG ingaat op 25 mei AANSTAANDE, is het wel verstandig om de kop uit het zand te halen. Dus ik lees veel over dit onderwerp momenteel.

Het kan zoveel efficiënter
Mensen en dus ook ondernemers realiseren zich nog steeds niet hoeveel tijd er te winnen is met efficiënter werken. Doe je vaak dezelfde stappen? Tik je veel dezelfde e-mails? Tel je steeds aantallen op in je Word document? Werk je met verschillende tools en ben je veel tijd kwijt met zoeken naar dat specifieke bericht of inlogcode? Tijd voor actie, dus ik ga me nog meer inzetten voor tijdwinst bij andere ondernemers!

Waar werk jij vandaag?

Waar werk jij vandaag?

Herinner je het nog? Er was altijd wel ‘iets’ aan de werkplek toen je nog in loondienst was. Met geluk had je een bureau die je in hoogte kon verstellen. Of was je werkgever misschien nog van de oude stempel en werkte je in kantoortjes in plaats van kantoortuinen. Maar het was toch vaak nog wel altijd op het kantooradres van het bedrijf. Voor zelfstandigen zal het even wennen zijn om de mogelijkheid te hebben… om te kunnen kiezen!

Meestal begin je eerst thuis aan de keukentafel of boven op zolder. Je financiën laten het nog niet helemaal toe dat je een werkplek gaat huren. Heerlijk zo zonder reistijd toch? Maar misschien een beetje stil. Wordt je afgeleid door de klussen die privé nog moeten gebeuren?

Je probeert eens een andere plek, je eigen tuin of balkon. Of de bibliotheek. Maar voelt het nog wel als werken als ik in het zonnetje ga zitten? Of bij het strandcafé aan zee? Het is wennen om zelf te bepalen waar je zit en hoe je werkt.

Mis je het contact met collega’s, de mogelijkheid om samen te zuchten en te vieren? Dan is een samenwerkplek wellicht iets voor je. Mogelijkheid om te sparren met andere ondernemers. Steeds meer zie je deze flexwerkplekken verschijnen. Oude kantoren worden omgetoverd met allerlei voordelen van barista koffie, verse broodjes tot vergaderruimtes. Je kan een dagje kiezen voor een flexplek in een soort kantoortuin of voor langere tijd een gezamenlijk of eigen kantoor. Zo heb je toch een kantooradres, maar wel eentje die je zelf kiest. En verkassen is vrij simpel!

Ook de cafeetjes speciaal of niet speciaal ingericht voor zelfstandige ondernemers blijven een hit. Regelmatig lees ik blog vol tips met adresjes die blijkbaar het proberen waard zijn. Verandering van spijs doet eten, dus ik stel me voor dat er nog zoveel inspiratie in het verschiet ligt! Ik kan dan gewoon een lijstje adressen langs.

Dus als zelfstandige ondernemer heb je een luxepositie, werken waar je wilt en hoe je wilt! Concentratie nodig? Even door bikkelen? Inspiratie nodig? Of tijd voor sparren en gezelligheid?

Met een zoekopdracht op Google vindt je al veel websites waar diverse flexwerkplekken per stad te vinden zijn. Ik vond deze blogtips die nog up to date lijken te zijn. Ze staan in ieder geval op mijn lijstje!

http://www.myeverlane.com/flexwerkplek-utrecht-cafe-2/

http://www.amersfoortbusiness.com/mooiste-flexplekken-amersfoort/

 

Wat is jouw favoriete flexplek?

Je bent voor jezelf begonnen en opeens ben je zevenvoudig directeur

Je bent voor jezelf begonnen en opeens ben je zevenvoudig directeur

Jij hebt dat felbegeerde product dat iedereen wil hebben ontwikkeld. Jouw dienst is onmisbaar voor iedere ondernemer. Dus jij bent voor jezelf begonnen. Nu kan je doen wat je echt leuk vindt. Facturen sturen; hoort erbij, dat is juist leuk, dat betekent dat je succesvol bent. Belletjes, mailtjes, verkoopgesprekken, inkoop, website, visitekaartjes ontwerpen, berichtje op Facebook plaatsen, BTW aangifte doen, ….
En dan opeens besef je dat je naast CEO, ook financieel directeur, verkoopdirecteur, hoofd marketing en communicatie en administratief medewerker bent. Jij in je up hebt opeens zeven afdelingen te runnen. Je bent zevenvoudig directeur.

Totdat ik die zeven afdelingen visueel voor me uitgetekend zag liggen, besefte ik niet echt helemaal wat het zou zijn om een eenmanszaak te starten. Het woord dat de KvK gebruikt is enorm veelzeggend, want je runt de zaak met één man. En hoe groter het succes, des te meer er te regelen of te verwerken valt. Maar ook hoe klein je bedrijf ook, je hebt te maken met al die bijzaken die horen bij het hebben van een bedrijf.

Dat je niet goed bent in alles is logisch. Dat je niet overal meer genoeg tijd voor hebt is begrijpelijk. Maar het voelt niet goed; je bent gehaast en je pakt eerst maar de meest urgente taken op. En dan blijft hetgeen je het allerleukst vindt om te doen, toch een beetje liggen. Dan maar ’s avonds of in het weekend, als je energieniveau misschien wat lager ligt of de inspiratie ver te zoeken is.

In de training die ik de afgelopen maanden heb gevolgd heb ik een kijkje in de keuken kunnen nemen van die zeven afdelingen. Verwerkt in de SOM7®-methode die ontwikkeld is door Petra Fehring, trainer en coach voor virtueel professionals. De SOM7®-methode geeft overzichtelijk weer welke ‘afdelingen’ er in ieder geval zijn in een bedrijf en welke taken daarbij horen. Dit overzicht is belangrijk om alle operationele processen in een bedrijf te kunnen beschrijven, zodat er gekeken kan worden waar er gesystematiseerd en geautomatiseerd kan worden. Want ook al weet je dat niet, dat is wel wat je wil. Een systeem of zelfs een geautomatiseerd systeem zorgt voor minder handelingen die minder tijd kosten en zo kan je efficiënter werken. En efficiënter werken betekent meer tijd om te doen wat je het leukste vindt. Zelfs als jij alleen zevenvoudig directeur bent.

En ook ik heb even moeten slikken dat ik dus na de inschrijving bij KvK er alleen voor sta met alles wat erbij komt kijken als ondernemer. Maar ik heb nu ook het vertrouwen dat ik van alle aspecten genoeg heb meegekregen om andere ondernemers te kunnen ontzorgen. Dat kan ik door bijzaken structureel over te nemen en/of mee te kijken hoe processen geoptimaliseerd kunnen worden.

 

Ik ben een Virtueel Assistent, maar wat is dat eigenlijk?

Ik ben een Virtueel Assistent, maar wat is dat eigenlijk?

Een ideale work-life balance; daar lijken we allemaal wel naar op zoek. Ik besloot er werk van te maken. En tijdens mijn zoektocht werd ik verliefd op het beroep virtueel assistent (ook wel afgekort tot VA). Andere ondernemers kunnen ontzorgen door bijzaken over te nemen, zodat de ondernemer zich weer kan focussen op de core business. Ik vond zo de mogelijkheden om te werken aan mijn idealen en doelen.

En een VA is meer dan het pop-up poppetje als je een webshop bezoekt ?. Ik splits het beroep even in tweeën om overzichtelijk aan te geven wat een VA is.

Virtueel = online, digitaal, vanaf afstand. Het geeft dus vooral aan hoe het beroep uitgevoerd wordt. Belangrijk, want in tegenstelling tot het ‘gewone’ werken, zit een VA niet bij de opdrachtgever op kantoor. En dat is tegenwoordig ook prima te doen. Er zijn programma’s en mobiele app’s om online te communiceren, gegevens te delen en samen te werken. Makkelijk voor de zelfstandige die geen ruimte heeft voor een extra persoon op zijn zolderkamer. Of als een ondernemer op andere tijden of zelfs in een andere tijdzone werkt.

Assistent = helpen, ondersteunen. Dat slaat vooral op wat je dan doet. De invulling is zo divers, want bij bijna elke beroepsnaam kan je het woord ‘assistent’ wel voor of achter zetten. Wellicht denk je snel aan een secretaresse, maar is de boekhouder ook niet een ondersteunend beroep? Of wat te denken van de websitebouwer. Ook zij helpen de ondernemer. En zo kan je je ook als assistent specialiseren in zoveel taken en op vele vakgebieden.

Dat een ondernemer een assistent nodig heeft, kan betekenen dat hij/zij weinig kaas gegeten heeft van een bepaald onderwerp. Bijvoorbeeld van de financiële kant die een boekhouder wel goed kent. De ondernemer kan ook een tekort aan tijd hebben of vindt een aantal taken gewoon niet leuk om te doen. Je bent vaak ondernemer geworden omdat je één ding heel leuk vindt, de rest is eigenlijk bijzaak.

Een assistent hebben klinkt misschien als een luxe, want het betekent dat je geld over hebt. Maar het is in veel gevallen ook een noodzaak, waar je graag geld voor over hebt. Want met assistentie heb je als ondernemer weer tijd over om geld te verdienen met de dingen die je het liefste doet, je core business.