Vooruitkijken

Vooruitkijken

Spontaan iets doen, erg leuk! Voorpret kunnen hebben, is nog leuker. Voor mij dan 😊 Vooruitkijken doe ik graag. Het liefst heb ik mijn vrije dagen voor 2019 ook al ingepland. Neurotisch? Ik zie het meer als overzicht hebben.

Vooral met kinderen is het niet altijd even makkelijk om last minute oppas te regelen. Of om werkdagen te wisselen. In het afgelopen jaar was het voor mij niet altijd mogelijk om vooruit te kunnen kijken. En daar zit ik nu, in september met 0 vrije dagen voor de rest van het jaar (dit geldt alleen voor mijn parttime loondienstbetrekking). Dus je begrijpt dat ik dat volgend jaar graag anders zie!

Een voorbeeld. De nieuwe AVG-wet. Die zat er al 2 jaar aan te komen. Maar als startende ondernemer was dat niet het eerste waar ik aan dacht. Dat betekende extra avonden aan de slag in april en mei om de deadline te kunnen halen. Gelukkig is mijn bedrijf nog klein, zodat het totaal aan werk meeviel.

Een ander voorbeeld. Wat als je afhankelijk bent van een klant om input van te krijgen.
Gooi jij dan je schema om?
Eenmalig?
Regelmatig?
Continu?
Of heb je een Plan-B hiervoor?
Wat als je meer dan één klant hebt met uitstelgedrag?

Het voordeel van virtueel werken, is dat je zelf je tijd kan indelen. Maar het is wel jammer als je niet lekker door kan werken voor een klant. Want ja, ook ik en zoals elke goede ondernemer, bepaal je zelf waar je je tijd aan besteedt. Want anders nemen de taken die “dringend-maar niet urgent” of nog erger “totaal niet dringend-totaal niet urgent” zijn, je werkuren over.

Drie tips om met vooruitkijken toch lekker te kunnen werken (zonder te neurotisch over te komen 😉):

  • Plan je werkdagen in blokken in (alleen halfuurtjes toegestaan voor social media checken)
  • Geef één van je blokken nog geen invulling. Mocht er toch wat urgents op de proppen komen, dan heb je wel tijd om het op te pakken zonder dat je andere werk er onder leidt.
  • Kies de beste omgeving voor de geplande taken. Misschien schrijf je beter in een rustige omgeving, terwijl je prima je e-mail kan doen terwijl er door anderen gepraat wordt.
  • Bonustip: vergeet je lunch niet!

 

 

Online vergaderen

Online vergaderen

Ik merk dat mensen graag nog oog in oog vergaderen (face to face 😊). Het online vergaderen is niet bij iedereen ingeburgerd. Terwijl de voordelen voor online vergaderen inmiddels ver vooruitlopen op de nadelen van het niet samen in dezelfde ruimte zijn.

> Dus we nemen reistijden voor lief, staan wellicht in de file.
> We accepteren dat niet iedereen tijd heeft om langs te komen.
> We plannen een vergadering op een later moment dan dat eigenlijk goed is voor het project.
> En we besteden meer tijd aan kletsen dan aan de agendapunten.
Nouja, spreek maar voor jezelf, want ik ben helemaal voor online vergaderen!

Ik heb bij Philips gewerkt en met collega’s over de hele wereld (en blijkbaar een beperkt reisbudget 😉) was online vergaderen ons lot. Ik heb gemerkt dat Skypen (wij gebruikten Skype for Business, voorheen Lync) juist heel plezierig werkt. We gebruikten het voor werkoverleg, teamoverleg en zelfs voor inspiratiesessies die gegeven werden door collega’s en externen dichtbij en ver weg.

Voordelen online vergaderen:

  1. Efficiënt werken: Je kan werken tot zelfs 1 minuut voordat de vergadering begint.
  2. Je kan de camera aanzetten zodat je de persoon kan zien wie er spreekt. Ben je met maximaal zes personen, dan zie je vaak iedereen constant in beeld.
  3. Je kan eenvoudig je scherm of presentatie delen vanaf je eigen laptop.
  4. Je kan zelfs hand-outs delen met de andere deelnemers, scheelt weer e-mails.
  5. Ideaal voor mensen die maar een gedeelte bijwonen of presenteren.
  6. Het is handig om onverwacht extra personen erbij te vragen (als ze beschikbaar zijn).
  7. Geen reistijd meer of zelfs looptijd tussen vergaderzalen in.
  8. Geen vergaderruimte beschikbaar is verleden tijd.
  9. Door de online link te vermelden in de agenda uitnodiging is het makkelijk om de vergadering bij te wonen.
  10. Aparte gesprekken tijdens de vergadering zijn eigenlijk niet mogelijk.
  11. Efficiënt vergaderen: je maakt het beste van de tijd die mensen in hun vaak drukke agenda hebben. Je blijft niet ‘hangen’ om nog even door te kletsen.

Het is natuurlijk wel belangrijk om de vergadering goed voor te bereiden.
Wat ga je bespreken? Welke beslissingen moeten er genomen worden? En wie is verantwoordelijk voor wat?
Maarja, is dat ook niet nodig voor vergaderingen in dezelfde ruimte?

Ik ben benieuwd of jij al online vergadert? Zo nee, welke van de 10 voordelen zou jou(w) bedrijf over kunnen halen?

Ik wil een tool die voor mij werkt

Ik wil een tool die voor mij werkt

Ik wil een tool die doet wat me beloofd was. Een tool die mij tijd oplevert. En werk uit handen neemt. Ik wil graag weer doen wat ik het leukste vind om te doen.

Handige tools doen vanuit zichzelf niks.

Heb jij tools aangeschaft, maar ben je er te druk voor om er eens voor te gaan zitten? De tool klopt niet bij jou aan als het al even niet gebruikt is. En ach, die maandelijkse afschrijving valt weg tegen grotere kostenposten. Maar je hebt de tool aangeschaft met een reden. Je had/hebt namelijk grote plannen, je wilt groeien, je wilt aan je bedrijf werken in plaats van in je bedrijf!

Er zijn zoveel online mogelijkheden. Mijn trainer en coach Petra Fehring deelt elke dag een tool tip. Ik volg haar Facebook pagina nu bijna een jaar en ik ben nog maar 2x dezelfde tool tegengekomen… Zoveel tools zijn er dus.

> Op hoeveel tools heb jij een abonnement?
> Heb je deze al ingericht? (= startklaar gemaakt)
> Gebruik je al een module van de tool of misschien al wel alle voordelen van de tool?
> Ben je tevreden?
Heb je ja of nee geantwoord? Stel jezelf dan ook nog eens de waarom-vraag. Zo kom je er achter of een van je abonnementen een impulsaankoop is geweest. Of misschien heeft het je werk al zoveel simpeler gemaakt.

Hulp nodig bij overzicht creëren?
Structuur aanbrengen? Een optimalisatieslag maken? Of een automatisering doorvoeren? Ik heb nu een mooi aanbod voor je. Eenmalig beschikbaar tegen een tarief dat bijna de helft van mijn reguliere tarief is. In 3 maanden help ik je stappen vooruit zetten zodat je klaar bent om je mooie plannen uit te voeren! Klik hier voor meer informatie.

Bonus:
– Ik heb al veel ervaring opgedaan in structuur aanbrengen en automatiseringsprojecten
– Begeleiding van een ervaren trainer en ondernemer Petra Fehring

7 tips voor efficiënt werken

7 tips voor efficiënt werken
Soms zit het gewoon niet in je. Of lukt het niet door de stress van de dag. Of dan lijkt je halve dag perfect te gaan en na de lunch lijken al je plannen in een middagdip te zitten en is het chaos op je bureau, in je actielijst en in je hoofd. Tijd voor 7 tips voor efficiënt werken!
  1. Plan ruimte in je agenda.
    Het is heel handig om je taken in te plannen. Zo lijkt het niet of je zeeën van tijd hebt als iemand voor een afspraak belt. Vergeet zeker ook niet een afspraak ‘GEBLOKT’. Een moment dat je toch je werk kan doen ook al is er iets tussen gekomen. Of om juist het werk te doen waarvan de deadline vervroegd is. (Tja, niet iedereen weet nog hoe je efficiënt kan werken.)
  2. Plan 2 momenten per maand om je financiën bij te werken.
    Deze tip van Profit First is zeker handig, omdat je anders te vaak of te weinig tijd aan je administratie besteedt. En dan blijft het overzicht zoek. Doordat je het maar op 2 vaste momenten doet, kan je lekker efficiënt facturen betalen, facturen maken en klaarzetten voor verzending.
  3. Kies je focusgebied.
    Zodat je de rest lekker links kan liggen. Word je soms ook zo nerveus als je interessante business tips voorbij ziet komen die collega ondernemers volgen op social media? Wil je ook graag elke nieuwsbrief over ondernemen lezen? Focus op wat jij het leukst vindt om te doen. Wat belangrijk is voor jouw vakgebied. Zo kan je je ook mooi uitschrijven voor nieuwsbrieven waar je toch geen tijd voor vrij maakt.
  4. Gebruik templates.
    Dat klinkt oubollig 😉 Maar begin elke presentatie maar eens vanaf het begin… Of tik je nog steeds ongeveer hetzelfde antwoord helemaal vanaf ‘beste…’? Templates hoeven niet alleen voor Word, Excel of Powerpoint te zijn, maar ook voor je social media berichten kan je handige templates maken met bijvoorbeeld Canva.
  5. Stel regels in voor bijvoorbeeld je e-mailprogramma.
    Hoppa en zo krijg je wel mails die je graag wilt ‘hebben’, maar die niet je ritme hoeven te verstoren. Of zie je meteen de mails van je belangrijkste klant/fan/partner/leverancier in je inbox. Ook sneltoetsen of tovertypen kunnen je werk een stuk efficiënter maken.
  6. Gebruik online tools.
    Tools die je tijdwinst geven. Bijvoorbeeld een tool die al je wachtwoorden onthoud (lees een eerdere blog hierover), een tool voor je financiën (bijvoorbeeld Moneybird), een tool om professioneel uitziende templates te maken (zoals Canva), filmpjes (Lumen5) en ik kan nog wel even zo door gaan.
  7. Voeg inlogpagina’s toe aan je favorieten.
    Want hoe vaak ik toch ongemerkt (1) “mailchimp” intikte, zodat (2) Google haar resultaten liet zien, ik (3) op de eerste de beste (niet advertentie) link klikte, wachtte (4) totdat de homepage opende om zo op (5) “login” kon klikken. Nu niet meer. Deze staat nu lekker efficiënt op 2 klikjes afstand.

En een bonustip!

Plan eens een dagdeel (of avond) zonder social media en tv…
… en hou bij wat je dan allemaal kan doen. Zo zie je dat je vaak toch wel tijd hebt, maar dat je het nog niet besteedt zodat jij er het meeste baat bij hebt. Dus nu heb je toch tijd om dát boek te lezen of om je social media berichten IN TE PLANNEN (niet je tijdlijn gaan lezen…)

Help! Hoe, wat en wanneer?

Help! Hoe, wat en wanneer?
En als laatste HOE maak je de planning. Een bijkomstigheid wellicht? Maar wel erg handig, vooral als je met meerdere teamleden werkt aan het project. Hier volgen een paar tips hoe je je planning handen en voeten geeft om de wat en wanneer duidelijk te krijgen.

Een mooi plaatje helpt
Maak je planning visueel. Gewoon in Excel; elke rij een activiteit, elke kolom (maak hem smaller) een dag of een week. Of gebruik een fancy tool zoals Preceden. Werk je met veel mensen samen aan het project, voeg een kleurtje toe voor elk teamlid of juist aan belangrijke mijlpalen voor extra duidelijkheid. https://www.preceden.com/?utm_source=timerime&utm_campaign=homepage

  • Want dan weet je of de planning realistisch is
  • Dan kan je zien of het haalbaar is dat jij en ik dit en dat doen in dezelfde week
  • En veel mensen verwerken informatie beter als het visueel gepresenteerd wordt

Voor iedereen en altijd
Zorg dat je planning duidelijk genoeg is, ook voor teamleden die maar tijdelijk bij het project betrokken zijn. En omschrijf activiteiten in klare taal, zodat je over een halfjaar nog weet wat het nu was dat er gedaan moest worden.

Samen, maar niet allemaal
Wie is de eigenaar van de planning, wie mag aanpassingen maken? Goed om over na te denken voordat je de planning deelt. Deel je het als Excel bestand, dan kunnen er verschillende versies gaan rondcirkelen. Delen als PDF is dan wellicht een beter idee. Zo blijft er één correcte versie.

P.S. vergeet niet om elke update van je planning een datum of versienummer te geven. Zo weet je ook welke versie de correctie versie is ?

Check, check
Afvinken, zodat jij of een ander teamlid weet dat iets gebeurd is en dat de volgende actie genomen kan worden.

Veel plezier met het designen van je planning!

En hier de linkjes naar de WAT en WANNEER om je planning te maken.

Help! Wanneer, hoe en wat?

Help! Wanneer, hoe en wat?
Nu je weet wat je op de planning kan zetten, is het belangrijk om deze goed in te plannen. Deze week een paar tips over de WANNEER van jouw planning.

Begin bij 0
Bij het eindmoment, een evenement of de lancering, plan dat moment in ‘week 0’. Ook al is dat op onze jaarkalender week 21. Alle taken die nodig zijn om dit te realiseren, plan je dan in de weken ervoor: -1, -2, -5, enzovoort. Dit helpt om je de urgentie in te zien. Want na week 21 komt week 22, maar aftellen tot 0 werkt psychisch goed.

Werk en privé
Vergeet niet om feestdagen en vakanties toe te voegen, want dat zijn natuurlijk periodes dat jij of meerdere teamleden minder of helemaal niet (kunnen) werken.

Afhankelijkheid
Ben je afhankelijk van een leverancier, bijvoorbeeld een fabriek in China, vergeet dan ook hun feestdagen en vooral transporttijd niet. En deel en herinner je planning zodat je op tijd op de hoogte bent of de planning gehaald wordt.

Dus met de WAT-tips erbij ben je al hard op weg om de beste planner te worden! Volgende week nog een paar tips over de HOE.

Help! Wat, wanneer en hoe?

Help! Wat, wanneer en hoe?

Momenteel volg ik de online module planning van de training die ik volg. En ik besef me weer hoe te makkelijk we denken over planning. Natuurlijk, wanneer alles goed gaat, is planning een makkie. Maar hoe vaak ben je niet afhankelijk van anderen voor input, hoe vaak heb je al niet gesproken over uitstellen en hoe vaak ben je het overzicht toch stiekem een beetje kwijt. Dus, planning blijkt toch wel belangrijk ? Deze keer duik ik even in WAT er op de planning komt.

Snij de taart in stukjes
Je hebt een doel, een evenement of een lancering. Maar pff, waar te beginnen? Deel het project op in stukjes:
– deelproject promotie
– deelproject uitvoering
– deelproject uitnodigingen
– deelproject financiering
En zo maak je het grote geheel steeds wat overzichtelijker in kaart.

Van achteren naar voren
Schrijf op wat het resultaat moet zijn van je deelproject. En bedenk dan wat je moet precies daarvoor doen. En welke taak moet je doen of dat stapje weer te realiseren. En zo werk je terug. Dat werkt soms beter dan dat je begint bij de eerste taak.
Bijvoorbeeld: ik wil de website live hebben, dat betekent dat alle linkjes gecheckt moeten worden, dat betekent dat teksten gecorrigeerd moeten worden, dus teksten moeten geschreven worden en dus moet je weten waarover je wilt schrijven.

Elke activiteit
Een globale planning is makkelijker dan een gedetailleerde planning. Soms is een globale planning prima, maar wil je zeker weten dat je niks vergeet of werk je met meerdere mensen dan is elke actie die gedaan moet worden goed voor op de planning. Zo kan je makkelijk afvinken. En doordat je de planning bij de hand houdt om te weten wat je moet doen, komt de planning ook beter in je hoofd.

Must versus nice to have
Een project kan fantastisch zijn of gewoon goed. Graag gaan we voor het fantastische, supersonische, ontzettend gave resultaat. Maar als je budget klein is of je tijd beperkt, dan is het belangrijk om keuzes te maken. Ik maak dan een overzicht van wat echt moet om het project te realiseren en wat leuk is om erbij te hebben. En doordat ik dat overzicht heb, merk ik toch dat ik wel een manier probeer te vinden om wat van die leuke lijst te kunnen afvinken 😉

Of je er nu tegenop kijkt of er makkelijk over denkt, altijd goed om even stil te staan wat je momenteel op je planning zet. Succes!