Zo herkenbaar wat je vertelt, maar processen klinken zo saai
Weten dat je eigenlijk aan de slag moet met één of liefst al je processen zodat je efficiënter en makkelijker kan werken, is 1. Maar dat ‘aan de slag gaan’ is niet voor iedereen het leukste werk. Ik herken het hoor, het is inderdaad niet het meest sexy om aan te werken. Maar ik kijk vooral naar de voldoening die het gaat geven. Ik geef je twee kleine voorbeelden en vertel je graag waarom het verbeteren van je processen zo fijn kan zijn.
Makkelijker mijn verzonden mails opvolgen
Op alle uitgaande mails waar ik reactie op wilde, typte ik mijn eigen e-mailadres in de bcc. Zo kon ik de mails bewaren om op te volgen. Nu heb ik een Outlook regel ingesteld dat zorgt dat ik met maar drie tekens de verzonden mail heb waar ik het wil hebben. Per mail een tijdwinst van luttele seconden, maar over al mijn mails gezien is het enorme tijdwinst.
Tijdwinst, want geen tijd meer kwijt aan:
- Typen van dirkje@dee-organizer.nl omdat ik nu een sneltoets gebruik
- Frustratie dat mijn eigen mailadres nooit als eerste optie getoond werd
- Drie keer klikken op mijn rechtermuisknop omdat ik nu een sneltoets gebruik
Automatisch je agenda laten vullen
Je herkent het vast wel, heen en weer mailen om een tijdstip te vinden voor een afspraak. Door een online agenda te koppelen aan je eigen agenda kan je (potentiële) klant de afspraak plannen op het moment dat hem of haar uitkomt. En jij, jij kan sowieso op dat moment, want van tevoren heb je al ingesteld op welke dagen en tijden je open staat voor afspraken.
Tijdwinst, want geen tijd meer kwijt aan:
- Het lezen van de aanvraag
- je agenda checken
- je agenda gaatjes mailen naar de aanvrager
- je tikfouten corrigeren
- nog eens te mailen mochten die momenten net niet passen voor de ander
- checken of de afspraak nu al gemaakt is
- de afspraak in je agenda zetten
En dit zijn nog eenvoudige verbeteringen. Stel je eens voor als je je training gaat structureren, je administratie of je marketing? Welke tijdwinst zie jij graag tegemoet?
Persoonlijk blijven lukt ook met een geautomatiseerd proces
Ik hoor vaak dat mensen bang zijn dat het persoonlijke contact wegvalt als iets geautomatiseerd wordt. Ik begrijp dat gevoel, je laat iets over aan een ander, je hoeft bijvoorbeeld niet meer zelf die afspraken in je agenda te zetten. Maar hoe fijn vind je het zelf om een afspraak te maken die meteen bevestigd wordt? Hoe fijn is het om de afspraak te kunnen maken ’s avonds terwijl de andere partij niet aan het werk is? Dat is service. Ondanks dat er geen persoonlijk contact is.
Mijn advies is wel om de persoonlijke touch toe te voegen aan de e-mails en andere teksten die je vooraf ingesteld hebt.
De controle uit handen geven
Doordat je zelf minder handmatig werk gaat uitvoeren, kan je het gevoel hebben dat je de controle verliest. Tenslotte doe je niet elke stap in het proces meer zelf. Als je gaat werken met online tools heb je het vertrouwen nodig dat de tool (een gedeelte) van jouw werk over kan nemen. Daarom is het belangrijk om te weten welke taken je wilt uitbesteden aan een tool. Vertrouwen is het sleutelwoord in delegeren. Of het nu aan een teamlid is of aan een tool.
En wellicht helpen deze voorbeelden je om aan die vertrouwensband te werken:
- je vertrouwt het proces van Post NL om je brieven te laten bezorgen
- je vertrouwt Outlook, Gmail of Hotmail om je persoonlijke liefdesverklaring over te brengen aan je geliefde aan de andere kant van de wereld
- je vertrouwt je bank dat die zorgt dat je betaling komt waar het moet komen
Weet jij al welk proces jij wilt gaat verbeteren? In de Power Up diy training krijg je een checklist die je helpt inzicht te krijgen welke processen je al wel of niet op orde hebt!