Online vergaderen

Ik merk dat mensen graag nog oog in oog vergaderen (face to face 😊). Het online vergaderen is niet bij iedereen ingeburgerd. Terwijl de voordelen voor online vergaderen inmiddels ver vooruitlopen op de nadelen van het niet samen in dezelfde ruimte zijn.

> Dus we nemen reistijden voor lief, staan wellicht in de file.
> We accepteren dat niet iedereen tijd heeft om langs te komen.
> We plannen een vergadering op een later moment dan dat eigenlijk goed is voor het project.
> En we besteden meer tijd aan kletsen dan aan de agendapunten.
Nouja, spreek maar voor jezelf, want ik ben helemaal voor online vergaderen!

Ik heb bij Philips gewerkt en met collega’s over de hele wereld (en blijkbaar een beperkt reisbudget 😉) was online vergaderen ons lot. Ik heb gemerkt dat Skypen (wij gebruikten Skype for Business, voorheen Lync) juist heel plezierig werkt. We gebruikten het voor werkoverleg, teamoverleg en zelfs voor inspiratiesessies die gegeven werden door collega’s en externen dichtbij en ver weg.

Voordelen online vergaderen:

  1. Efficiënt werken: Je kan werken tot zelfs 1 minuut voordat de vergadering begint.
  2. Je kan de camera aanzetten zodat je de persoon kan zien wie er spreekt. Ben je met maximaal zes personen, dan zie je vaak iedereen constant in beeld.
  3. Je kan eenvoudig je scherm of presentatie delen vanaf je eigen laptop.
  4. Je kan zelfs hand-outs delen met de andere deelnemers, scheelt weer e-mails.
  5. Ideaal voor mensen die maar een gedeelte bijwonen of presenteren.
  6. Het is handig om onverwacht extra personen erbij te vragen (als ze beschikbaar zijn).
  7. Geen reistijd meer of zelfs looptijd tussen vergaderzalen in.
  8. Geen vergaderruimte beschikbaar is verleden tijd.
  9. Door de online link te vermelden in de agenda uitnodiging is het makkelijk om de vergadering bij te wonen.
  10. Aparte gesprekken tijdens de vergadering zijn eigenlijk niet mogelijk.
  11. Efficiënt vergaderen: je maakt het beste van de tijd die mensen in hun vaak drukke agenda hebben. Je blijft niet ‘hangen’ om nog even door te kletsen.

Het is natuurlijk wel belangrijk om de vergadering goed voor te bereiden.
Wat ga je bespreken? Welke beslissingen moeten er genomen worden? En wie is verantwoordelijk voor wat?
Maarja, is dat ook niet nodig voor vergaderingen in dezelfde ruimte?

Ik ben benieuwd of jij al online vergadert? Zo nee, welke van de 10 voordelen zou jou(w) bedrijf over kunnen halen?