Wie doet wat wanneer bij jullie?
“Haha, ik hoop zo dat er de komende periode zoveel werkprocessen eens goed onder de loep genomen gaat worden Dirkje…” Deze reactie kreeg ik op LinkedIn. In dit geval ging het over alle organisaties die hybride gaan werken. Een gedeelte van het personeel thuis, het andere deel op kantoor. Of ze zich bewust zijn dat ze de kans hebben om het hybride werken echt tot hun voordeel te laten werken, weet ik niet.
De huidige werkprocessen zijn vaak ingericht op het feit dat collega’s op dezelfde plek samenwerken. En toen in maart 2020 (bijna) iedereen opeens thuis ging werken, maakten we er zo goed en kwaad maar het beste van. Omdat het tijdelijk zou zijn, zijn er waarschijnlijk weinig processen geupdate. Het anders moeten werken kostte al tijd genoeg.
Gelukkig weten we inmiddels hoe werken op kantoor én thuiswerken is
- Wat we fijn vinden aan thuiswerken
- Wat we prettiger vonden toen we nog op kantoor werkten
- Wat wel werkt als je online werkt
- Wat niet werkt als je online en op kantoor werkt
Die informatie zit in elke collega, want iedereen ervaart het weer anders. Er zijn maar weinig collega’s die tenslotte precies hetzelfde doen. Laat staan dat ze het op dezelfde manier ervaren. Maar alle meningen en de analyse van deze kennis is vaak nog niet verzameld.
Terwijl je met die kennis enorme sprongen vooruit kan maken. Want een feit is dat niet iedereen meer op dezelfde dag op dezelfde plek is. Maar je wilt wel graag dat het werk doorgaat, waar iemand ook werkt (al is het in Spanje of in haar eigen huis om de hoek).
Door het kijken naar de werkprocessen (dus wie doet wat wanneer) en informatie te verzamelen over wat nu nog niet ideaal werkt, krijg je informatie over de gaten. Die informatie krijg je dus van je collega’s als je het hebt over de laatste twee punten.
En doordat je dat weet, kan je anders kijken naar je processen. Want je wilt dat die soepel lopen.
Je medewerkers als Mario’s en Luigi’s laten springen over paddenstoelen of duiken voor lage plafonds is erg vermoeiend. Dus die paddenstoelen en plafonds moeten weg en er moeten bruggen komen over de gaten in de weg.
Zo maak je van je werkproces een makkelijk winnende wedstrijd
- Uitschrijven
- Analyseren
- Structureren
- Optimaliseren
- (eventueel) Automatiseren
Klinkt het saai?
Veel werk?
En ingewikkeld?
Je wint er tijd mee terug. En plezier, echt! Vraag aan je collega’s wie het leuk vindt om dit op te pakken. Er is vast iemand bij die zaken graag goed op orde wilt hebben. Die de punten op de i zet. En die het wel ziet zitten om straks fijner te werken.
De voordelen van een goedlopend bedrijfsproces zijn namelijk
- Minder miscommunicatie
- Voor iedereen duidelijk wanneer je wat kan doen in welk systeem
- Minder overleg of mails nodig omdat het duidelijk is
Geef de collega even de tijd om dit goed op te pakken. Maak er een brainstorm van en vier het geoptimaliseerde proces met een klein feestje!
Succes en mocht je er hulp bij willen, dan kan ik je mijn do it yourself training aanraden. Wil je het helemaal uitbesteden? Wie weet kan ik je helpen met een frisse blik!