Handige Zoom instellingen om te onthouden

Zoom geeft de mogelijkheid om op twee plekken je settings aan te passen. Online via https://us04web.zoom.us/profile/setting en in je desktop app. In deze blog benoem ik een paar interesse instellingen voor tijdens je online overleg.

De instellingen die je via de app kan aanpassen gaan onder andere over je eigen gebruik. Je microfoon en webcam instellingen, hoe je chats wil ordenen, waar je de opname van je eigen Zoomsessies wil bewaren, je vaste virtuele achtergrondfoto. Deze instellingen kan je vinden in de app door te klikken op je (foto)icoontje rechtsboven. Klik daarna op settings.

Sommige opties zijn maar op één plek aan te passen. Twee tips om snel(ler) de mogelijkheden te vinden:

• Gebruik de zoekfunctie ctrl-f (windows) als je in je online settings bent
• Gebruik de FAQ optie zodat je meteen ook de instructies hebt hoe iets te (de)activeren

Goed om te weten is dat Zoom nu een aantal luxere opties mogelijk heeft gemaakt in bijvoorbeeld het gratis pakket. Erg fijn voor nu! Maar aan te raden om in mei of juni 2020 weer eens door je instellingen te kijken of iets wel of niet meer mogelijk is.

De online instellingen geven de basisinstellingen weer voor tijdens al je geplande en te plannen meetings.

Video

Zo kan je in de basis instellen dat de camera van de host en/of van de deelnemers altijd aan of juist uit is bij het starten van het overleg. Per te plannen online overleg kan je dan deze setting wel aanpassen mocht het afwijken van jouw standaardvoorkeur.

Hetzelfde kan je aangeven voor de microfoon opties met ‘mute participants upon entry’.

Join before host

Deze optie is voor interne meetings geen probleem. Als jij wat later bent, kan de rest al beginnen. Maar spreek je juist vaak externe (potentiële) klanten of deelnemers, dan vind ik het persoonlijk erg fijn dat ik als eerste online ben.

Een setting die daarbij past, is de ‘waiting room’. Zo kan je zelfs zorgen dat je precies weet wie wanneer binnen komen. Ze verblijven zogezegd in de wachtkamer totdat jij toegang verleent met ‘admit’. Deze optie is weer niet handig als je een overleg hebt waar je met meer dan 20 deelnemers bent en jijzelf presenteert. Dan kan het erg storend zijn om gestoord te worden door een ping dat er een deelnemer wacht. Want deelnemers kloppen nooit allemaal tegelijk aan 😊

Gebruik je deze optie dan kan je aangeven of je een seintje per e-mail krijgt als er iemand aanwezig is. Handig als je druk bezig bent en de begintijd even vergeten bent.

Wachtwoord gebruiken

Er zijn meerdere opties voor een wachtwoord. Wil je een overleg plannen waar iedereen met dezelfde link kan inloggen, maar wil je wel enige controle wie bij het overleg zit? Dan kan je een wachtwoord activeren per overleg(reeks). Het is zelfs mogelijk om het wachtwoord te verwerken in de link, zodat het voor de deelnemers gemakkelijk is om het bij te wonen.

Bijvoorbeeld: Je hebt deelnemers van je programma, maar maandelijks komen daar mensen bij of vallen af. Door met een wachtwoord te werken, kan je zorgen dat oud-deelnemers niet meer in kunnen bellen.

Chat

De chat is een handige manier om vragen te krijgen van deelnemers zonder dat ze je verhaal storen. Ook kan je het gebruiken om linkjes te delen. Ook voor de chat zijn verschillende opties in te stellen. Deze moet je wel in de standaardinstellingen aanpassen, die kan je niet per meeting veranderen. Mocht het wel anders zijn voor een specifieke meeting, pas net voor de meeting dan de instellingen aan.

• Het wel of niet toestaan van het downloaden van de chat
• Het wel of niet toestaan van berichten sturen naar iedereen
• Het wel of niet toestaan van privé chats tussen deelnemers
• Het wel of niet versturen van bestanden via de chat

Screen sharing

Het delen van je scherm is één van de voordelen van online vergaderen. Je kan deze optie wel uitzetten. En je kan bepalen of alleen de host of iedereen zijn of haar scherm mag delen. En dan kan je ook nog aangeven wie er mag ‘inbreken’. Dit laatste is een optie die je prima kan toestaan bij een intern online overleg, maar ik zou het uitzetten als je overlegt met externe deelnemers.

Bijvoorbeeld: Als deelnemer X zijn scherm deelt, mag alleen de host of elke andere deelnemer dat onderbreken door zijn of haar eigen scherm te delen.

Whiteboard

Zoom maakt het makkelijk om verschillende schermen en bestanden die je open hebt staan te delen. Ook is het mogelijk om je telefoon- of tabletscherm te delen. Handig als je een app, zoals Instagram, uitlegt bijvoorbeeld. Ook is het mogelijk om ter plekke een whiteboard te delen. Je kan dit wel of niet activeren voor deelnemers om ook te doen. Ook is er de optie om deze automatisch te bewaren. Wel is het aan te raden om een whiteboard altijd handmatig te bewaren door middel van de ‘save’ knop. Zeker als je in een Breakout Room zit en je zelf niet altijd de controle hebt wanneer de Breakout Room opgeheven wordt.

Breakout Rooms

Deze optie is interessant als je meerdere deelnemers apart aan een opdracht wil laten werken. Zo kan je in een online overleg toch groepjes apart maken. Als host heb je de mogelijkheid om op bezoek te komen bij de verschillende groepjes. Deze optie moet je in de basisinstellingen activeren. Het is makkelijk te zien of deze optie geactiveerd is, er verschijnt namelijk een extra icoontje in je onderste balk van je overleg. Zodra je hier op klikt, is het redelijk eenvoudig om de deelnemers te verdelen over de breakout rooms.

Virtual background

Helemaal hip. Een eigen achtergrond kiezen, bijvoorbeeld een foto van je vakantiebestemming. Zo kunnen de anderen niet zien dat het bijvoorbeeld een rommeltje is op je werkplek. Een paar tips hiervoor:

• Zorg voor een rustige achtergrond. Deze beweegt namelijk een beetje mee als jij beweegt
• Zorg dat je dicht op je camera zit, zodat het ook mogelijk is voor Zoom om je achtergrond helemaal te vervangen door een afbeelding

Je kan deze instelling ook uitzetten. Al weet ik zelf nog niet helemaal of dan alle bestaande achtergronden verdwijnen of dat je alleen de mogelijkheid uitzet om het tijdens een overleg aan te passen.

Taal

Zoom is een Amerikaanse tool en daarom ook helemaal in het Engels. Het is mogelijk om Zoom en/of de e-mails in zeven andere talen weer te geven. Nederlands is helaas geen optie. Is het soms lastig om te begrijpen wat er bedoeld wordt met een optie? Kopieer de Engelse tekst in bijvoorbeeld Google en dan krijg je al snel een blog- of FAQ-artikel van Zoom zelf te zien waar meer uitleg en vaak ook afbeeldingen bij staan.

Ik wens je veel Zoom-plezier!

P.S. FrankWatching heeft een handig artikel geschreven om Zoom zo veilig mogelijk te gebruiken. Lees het hier.